C’est décidé, votre entreprise déménage dans les mois à venir. Un changement qui demande une préparation précise et soignée, mais aussi une nouvelle étape de croissance et de progression pour une entreprise. Mais comment organiser ce déménagement ? Quelles sont les étapes à prévoir pour que tout se passe au mieux ?
Ce que vous allez apprendre
Comment préparer un déménagement d’entreprise serein
Le secret d’un déménagement professionnel d’entreprise réussi est sa planification. Pour cela, il faut faire des listes et prendre en compte toutes les tâches qui incombent à ce nouveau départ.
N’hésitez pas à faire participer vos collaborateurs, car les bonnes idées viennent souvent de l’expérience terrain. Prévoyez quand même une personne chargée du suivi pour éviter la désorganisation. Sachez que plus l’entreprise est grande et plus les préparatifs en amont vont éviter les dommages collatéraux et le stress. Procédons par ordre chronologique.
Avant le déménagement
Il est important, une fois la décision prise, de prévenir vos collaborateurs et de communiquer au sein de l’entreprise. Ainsi, tout le monde pourra prendre le temps de se préparer et de s’organiser face au changement. Un déménagement peut être source de motivation, mais aussi de stress et cela devra être pris en compte tout au long du processus.
Pourquoi ne pas organiser une visite des futurs locaux ? Donner des tâches précises aux employés les aide à faire de ce déménagement professionnel, un tournant positif pour tous. Les collaborateurs ne sont pas les seuls avec qui vous allez devoir communiquer. Les clients de votre entreprise doivent aussi être tenus au courant des changements à venir.
Ne pas oublier les cartons de déménagement, ils faut choisir vos kits de cartons.
Préavis de bail de vos locaux actuels
Lors de l’installation de votre entreprise, vous avez signé un bail commercial comprenant une période de préavis de 6 mois. Il vous faudra prévenir votre bailleur par acte d’huissier ou lettre recommandée au moins 6 mois avant le changement de locaux.
Cela va vous donner un temps de 6 mois pour organiser le changement en toute légalité. Toutefois, si votre contrat dispose d’un préavis de plus de 6 mois, il faut aussi prévenir votre bailleur afin de ne pas avoir de complications administratives.
Un cahier des charges bien précis
Le bail de vos futurs locaux enfin signé, il est temps de s’atteler à l’organisation du déménagement. Il est nécessaire de bien planifier chaque étape en posant une deadline afin de ne prendre aucun retard avec son entreprise de déménagement.
Quelle que soit la taille de l’entreprise, les tâches sont les mêmes. Un calendrier des opérations va permettre de classer toutes les tâches selon les délais de mise en place (de la plus longue à la plus courte). Il est aussi possible de faire un calendrier pour chaque service de l’entreprise et de nommer un responsable qui prendra la main sur tout le processus.
En résumé nous avons :
- Choisir la date du déménagement
- Rédiger un cahier des charges
- Commencer à organiser les futurs locaux
- Préavis au bailleur
- Examiner les contrats de travail des collaborateurs
Choisir son prestataire pour le futur déménagement de votre société
Une fois le cahier des charges mis en place et les responsables désignés, il faut choisir votre prestataire de déménagement et votre prestataire de stockage.
Nous vous proposons des solutions clés en main pour le déménagement. Nous avons nos “gros bras” pour vous accompagner. Concernant le stockage de vos affaires, il est possible de passer par un garde-meuble professionnel. Nous vous recommandons HOMEBOX qui a des box à louer un peu partout en France et en Europe. C’est un prestataire fiable et très à l’écoute de sa clientèle.
Les garde-meubles HOMEBOX sont sécurisés et accessibles à toute heure de la journée ou de la nuit. Ils sont aussi très bien localisés, ce qui est un gros plus lorsqu’il s’agit de déménager ou d’archiver des documents. Vous trouverez ici la liste des prix d’un garde-meuble.
Il faudra bien sûr faire quelques demandes de devis pour trouver le prestataire qui vous convient réellement. Des déménageurs professionnels pourront de toute façon vous conseiller le Jour J si besoin.
Commencer la mise en carton avec un tri du mobilier et l’archivage des documents. Chaque service devra mettre en place un code afin de retrouver ses cartons dans les futurs locaux.
L’étape des changements administratifs comme le changement d’adresse, la résiliation des contrats, mais aussi la mise à jour des cartes de visites doivent être réalisés avant l’entrée dans les nouveaux locaux. Il ne reste plus qu’à déménager avec l’aide d’une entreprise de déménagement qui convient.
- Se décider pour son entreprise de déménagement en France
- État des lieux des locaux
- Mise en place de potentiels travaux dans les locaux et les futurs locaux
- Nettoyage des locaux actuels
- Déménagement et installations dans les nouveaux locaux
Mise à jour le 14 septembre 2024
